Charles Vögele - Konzernweites Prozessmanagement
Pascal Sieber
Ausgangslage
Die Charles Vögele Gruppe führte eine für das Unternehmen massgebliche Reorganisation durch. Bald wurde klar, dass die Software zur Unterstützung der Kernprozesse dieser Reorganisation nicht genügend schnell folgen konnte. sieber&partners wurde damit beauftragt mitzuhelfen dies zu ändern. Die Konzernleitung wünschte sich eine Situation, in der die IT insgesamt zeitnah und flexibel auf die Reorganisation reagieren kann.
Ziele
Die Governance soll so organisiert und eintrainiert werden, dass die Konzernleitung von Detailent-scheidungen entlastet wird, Prioritäten setzen kann und eine verlässliche Budgetierung möglich wird
Das Softwareportfolio soll neu geplant werden, um die Entwicklung der Charles Vögele optimal zu unterstützen
Organisation und Führung: Die IT Abteilung soll so organisiert werden, dass Programm-Management, Projektführung und Prozessmanagement auf die internen Kunden ausgerichtet einen höheren Nutzen stiften
Vorgehen
Vorerst haben wir mit Charles Vögele zusammen eine Situationsanalyse durchgeführt. Dabei hat sich gezeigt, dass a) die Planbarkeit, b) die Applikationsstrategie und c) die Entscheidungsfähigkeit verbessert werden müssen. Daraufhin haben wir mit einem Team von 3 Mitarbeitenden von sieber&partners eine neue IT Strategie entwickelt, das Entscheidungsgremium etabliert (IT Governance Board), sowie die IT-Abteilung in drei Abteilungen unterteilt und neu organisiert. Die Rekrutierung erfolgte zu 100% bei bestehenden Mitarbeiter/Innen. Business Engineers beispielsweise kamen teilweise aus des den Linien und aus der Informatik.
Interims Management
Pascal Sieber hat das neu gebildete Business Information Center mit sechs Mitarbeitenden interimistisch geführt. Zusammen mit drei weiteren Mitarbeitenden von sieber&partners wurden
die Teams neu positioniert (Change Management)
die Methoden zum Programm-, Projekt- und Prozessmanagement eingeführt
sämtliche Software-Systeme bewertet und neu evaluiert
Nachdem die neue Organisation etabliert war wurde der Vice President Business Information Center neu rekrutiert und eingestellt. Danach hat sieber&partners mit zwei Mitarbeitenden mitgeholfen, die Prozesse neu zu gestalten. Angefangen bei der Prozess-Landkarte wurden in vielen Workshops sämtliche Kernprozesse neu gestaltet. Dazu wurde das Tool von MID evaluiert und eingeführt und ein Prozessmanagement-System aufgebaut, welches heute für die Schulung neuer Mitarbeitender, für die Prozess-optimierung und für die Planung von Change Requests in der Software-Entwicklung und –Integration dient.
Situationsanalyse
Aufbau des neuen Teams Business Information Center
Software-Portfolio-Analyse, Evaluationen und Roadmap erstellen
Einführung Programm- und Projektmanagement
Einführung IT Governance Board
Einführung Prozessmanagement (MID)
Resultate
Neu gebildete Abteilung Business Information Center
Etabliertes IT Governance Board
Stabilisierung der Systeme und Roadmap
Umsetzung der wichtigsten Projekte zur Stabilisierung der Kernprozesse
Methoden zum Programm- und Projektmanagement geschult und dokumentiert
Dokumentierte Prozesslandkarte inkl. entscheidende Teilprozesse
Dossiers für die Mitarbeitenden als Arbeitsmittel
Tool zur Erfassung, Planung und Umsetzungskontrolle von Change Requests für die Software-Integration
Nutzen
sieber&Partners sorgte durch die Erarbeitung von Vorgehensvorschlägen und deren Durchführung, Moderation von Workshops, Führen von Interviews, Sicherstellen der Dokumentation sowie die methodische Begleitung des Projekts für die Erreichung der Ziele. Als besonderer Nutzen können die Prozessdossiers hervorgehoben werden. Dabei wurden für einige komplexe Teilprozesse Dokumentationen erstellt, die auch für die Einführung neuer Mitarbeiter/Innen verwendet werden können.
"Wir standen vor einer enormen Aufgabe und konnten diese dank der pragmatischen Vorgehensweise bewältigen. Die Erarbeitung der Prozessdokumentationen erfolgte immer in gemischten Teams mit Experten von Charles Vögele und sieber&partners. Dies stellte den perfekten Know-how-Transfer in unsere Organisation sicher."
Wolfgang Zumkeller, Vice President BIC, Charles Vögele