BIT - Operationalisierung der Ablauforganisation im Zuge der Reorganisation
Pascal Sieber
Herausforderung
Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) führte eine Reorganisation des gesamten Unternehmens durch. Diese brachte signifikante Veränderungen der Aufbau- und Ablauforganisation mit sich. Das Teilprojekt «Operationalisierung Ablauforganisation», das durch sieber&partners methodisch und inhaltlich geführt wurde, hatte zur Aufgabe, die vorhandenen Prozesse zu erheben, diese an die neue Organisation anzupassen und in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu überführen. Zusätzlich harmonisierte und überarbeitete sieber&partners in Zusammenarbeit mit dem Bereich Prozesssteuerung die Prozessrichtlinien und Prozessrollen.
Ziele
Das Hauptziel war die Sicherstellung der bereichsüber-greifenden Prozessdurchgängigkeit (End-to-End) mit folgenden Teilzielen:
Sämtliche Geschäftsprozesse sind aufgenommen
Die Schlüsselprozesse sind definiert und werden während der Inbetriebsetzung der neuen Organisation intensiv betreut
Sämtliche End-to-End-Prozesse werden überarbeitet
Die Blind Spots sind identifiziert und an die entsprechenden Stellen zur Bearbeitung delegiert
Die Prozesssteuerung sowie die Geschäftsprozess-dokumentation sind institutionalisiert
Vorgehen
Durchführung der IST-Situationserhebung der Geschäftsprozesse und Priorisierung nach Kritikalität
In Abstimmung mit der neuen Organisation und Mission, die notwendigen Anpassungen der Prozesse identifizieren und durchführen
Neue Prozesse kommunizieren und die Organisation in der Umsetzung begleiten und unterstützen
Prozesse einheitlich, basierend auf der Prozesslandkarte BIT dokumentieren
Initialisierung und Durchführung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
Resultate
Analyse der kritischen Geschäftsprozesse und eingeleiteten Massnahmen
Neue, an die Organisation angepasste Prozesse
Prozessoptimierung im Rahmen des KVP
Nutzen
sieber&partners konnte insbesondere mit einer neutralen Aussensicht, dem gesamtheitlichen Prozessverständnis und dem Verständnis der Gesamtzusammenhänge einen Nutzen für das BIT stiften. Die objektive Betrachtung der Situation und der individuellen Bedürfnisse erwies sich als äusserst wichtig für die Gestaltung effizienter und effektiver Geschäftsprozesse.
„Mit dem Teilprojekt «Operationalisierung Ablauforg-anisation» konnte dank umfassender Kommunikations- und Koordinationsleistungen das Gesamtvorhaben auf Kurs gehalten werden. Die Ergebnisse aller Teilprojekte in Bezug auf Leistungsangebote an die Kunden, Organisation, Technologie und Prozesse wurden dabei zusätzlich aufeinander abgestimmt.“
Markus Hänsli, Stellvertretender Direktor BIT