SECO - Neue Bürokommunikation

Ausgangslage

Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) führte im November 2008 Windows Vista und Office 2007 ein. Aufgrund der Systemanforderungen wurden die Mitarbeitenden mit neuer Hardware ausgerüstet. 
Die Migration stellte eine grosse logistische Herausforderung für das interne Projektteam dar und die Komplexität des Vorhabens wurde durch verschiedene Faktoren stark erhöht: Im SECO arbeiten über 700 Personen an 10 Standorten; die Mitarbeitenden sind viel unterwegs und es standen verhältnismässig wenige interne Ressourcen zur Verfügung(3.5 VZÄ).

Ziele

Oberstes Ziel des SECO bei der Umrüstung war die Sicherstellung der Business Continuity: Alle Kerngeschäfte des Amtes sollten trotz der Beeinträchtigung durch die Umrüstung wie gewohnt weiterlaufen.
Zusätzlich sollten sämtliche Anwendungen in der neuen Umgebung einwandfrei, d.h. stabil und zuverlässig funktionieren. 
Alle Mitarbeitenden sollten zudem durch Ausbildungen für die Arbeit in der neuen IT-Umgebung vorbereitet werden.
Der Arbeitsplatzausfall für den Wechsel der Arbeitsplatz-Infrastruktur und für die eintägige Ausbildung sollte je Mitarbeitenden maximal 2 Arbeitstage betragen.

Vorgehen

sieber&partners erarbeiteten in Zusammenarbeit mit dem SECO im Mai 2008 ein Grobkonzept für begleitende Massnahmen und nahmen eine erste Schätzung der Kosten vor. Im August 2008 wurde das Detailkonzept ausgearbeitet. Dieses beinhaltete die notwendige Projektorganisation (Rollen und Aufgaben), den geplanten Ablauf der Umrüstung (Projektplan) und eine Schätzung der Aufwände aller Beteiligten. 
In der eigentlichen Vorbereitung der Umrüstung im September und Oktober 2008 begleiteten Experten von sieber&partners das SECO in verschiedenen Bereichen:

• Bei der operativen Projektleitung und der Ausarbeitung des Roll-out-Konzeptes.

• Beim Projektmarketing

• Bei der Erarbeitung des Ausbildungskonzeptes und der Terminierung der Schulungen.

• Bei der Projektadministration

"sieber&partners leistete einen wesentlichen Beitrag zum reibungslosen Ablauf der Umstellung."

Konrad Flück, Integration Manager SECO

Resultat und Nutzen

Die akribische und frühzeitige Vorbereitung des Migrationsprojektes führte zu einer optimalen Anwenderunterstützung und stellte den reibungslosen Ablauf der Umstellung ohne grössere Probleme sicher. Der Arbeitsausfall wurde durch die gute Vorbereitung klein gehalten