SECO - Erweiterte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Pascal Sieber
Herausforderung
Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) stellte im Herbst 2008 auf Windows Vista und Office 2007 um. Im Zuge dieser Umstellung wurde die Arbeitsplatzausrüstung mit Hardware neu definiert. Durch die zunehmende, geschäftlich bedingte Mobilität der Mitarbeitenden stellte sich die Frage, ob die ganze Belegschaft mit Notebooks ausgerüstet werden soll.
Ziele
Das ipch führte eine erweiterte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durch, welche die optimale Ausrüstung der Arbeitsplätze evaluierte.
Dabei wurden folgende vier Aspekte berücksichtigt:
Wirtschaftlichkeit (Effizienz im Umgang mit knappen Ressourcen)
Bedürfnisse der Mitarbeitenden
Zukünftige Entwicklung der Arbeitsplatzsituation
Rahmenbedingungen (IT-Strategie) und politische Absichtserklärungen
Es wurden drei mögliche Varianten evaluiert:
Beibehaltung des Status Quo in Bezug auf die Verteilung von Desktops und Notebooks
Anhebung der Anzahl Notebooks auf 50% und 50% Desktops
Komplette Umstellung auf Notebooks mit wenigen, technisch bedingten Ausnahmen
Vorgehen
Das ipch führte eine Mitarbeiter-Befragung durch
Aus den Resultaten wurden Faktoren extrahiert, die in die erweiterte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einflossen
Die monetären Faktoren wurden einander gegenübergestellt, um die monetäre Kosten-Nutzen-Wirkung zu berechnen
Die nicht monetären Faktoren wurden in einem Gesamtscore zusammengefasst, der die nicht monetäre Kosten-Nutzen-Wirkung ausdrückt
Die beiden Komponenten wurden synthetisiert und abschliessend gewichtet
Resultat und Nutzen
Die erweiterte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung lieferte die Entscheidungsgrundlage, wie die neue Arbeitsplatzausrüstung mit Hardware definiert wird. Das SECO erhielt einen Bericht, der den konservativ berechneten Grenznutzen für die Varianten aufzeigt und sowohl monetäre als auch nicht monetäre Faktoren einbezieht. Die Befragung der Mitarbeitenden und die Kommunikation der Ergebnisse trugen zur breiten Abstützung der Entscheidung bei, den Anteil an Notebooks auf 50% zu erhöhen.
Die erweiterte Wirtschaftlichkeitsrechnung zeigte, dass
die Nutzung von Leerzeiten (im Zug, im Flughafen, im Hotel) das grösste Nutzenpotenzial darstellt
die zunehmende Mobilität der Mitarbeitenden eine wesentlich erhöhte Ausrüstung mit Notebooks rechtfertigt
das SECO durch die wesentlich erhöhte Ausrüstung mit Notebooks einen Imagegewinn erzielt und seine Attraktivität als Arbeitgeber steigert
"Das ipch überzeugte uns mit dem vorgeschlagenen, zielführenden Vorgehen. Die erweiterte Wirtschaftlichkeits-betrachtung lieferte die nötigen Argumente, um eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung treffen zu können"
Konrad Flück, Integration Manager SECO