Studie: E-Collaboration 2016 in der Schweiz

«Wie wenden Unternehmen E-Collaboration an?» Diese Frage stand im Zentrum der Studie des Instituts für Organisation und Personal (IOP) der Universität Bern, die gemeinsam mit der Dr. Pascal Sieber & Partners AG im Sommer 2016 durchgeführt worden ist. Das Thema hat die Befragten interessiert, so dass mit rund 600 auswertbaren Antworten eine spannende Datenbasis gewonnen werden konnte, um die Forschungsfrage aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu beleuchten.

Im Rahmen einer Masterarbeit am Institut für Organisation und Personal (IOP) an der Universität Bern wurden von Olivier Roten und Ralph Zurbriggen gemeinsam mit Dr. Renato C. Müller Vasquez Callo und der Dr. Pascal Sieber & Partners AG Antworten auf folgende Fragen gesucht:

• Welche E-Collaboration-Anwendungen werden in Unternehmen genutzt und welche Bedeutung haben diese in Zukunft?

• Welches sind die bedeutenden Einflussfaktoren bei der Auswahl von E-Collaboration-Tools?

• Welches sind die Chancen, Risiken und Erfolgsfaktoren von E-Collaboration-Tools?

• Hat sich seit der Einführung von E-Collaboration-Tools der erzielte Nutzen in Unternehmen verbessert und welche Tools haben sich am positivsten auf die Produktivität ausgewirkt?

• Hatte die Etablierung von E-Collaboration-Tools in Unternehmen eine positive Auswirkung auf die Bildung und Zusammenarbeit von virtuellen Teams?

Um Antworten auf die obenstehenden Fragen zu erhalten, wurde eine Onlinebefragung erstellt. Mit dem umfangreichen Datensatz des Instituts für Organisation und Personal (IOP) der Universität Bern und jenem der Dr. Pascal Sieber & Partners AG konnten 836 Personen zum Anklicken des elektronischen Fragebogens motiviert werden. 482 Personen haben den Fragebogen schliesslich vollständig abgeschlossen. Die Studie strebt keine Repräsentativität an, sondern will eine erste Standortbestimmung zu diesem Thema vornehmen.

Im folgenden Bildergalerie wird eine Auswahl der wichtigsten Ergebnisse kurz vorgestellt.

Fazit

E-Collaboration-Tools
Die klassischen Instrumente (E-Mail, Teamkalender und Telefon) werden am häufigsten eingesetzt. E-Collaboration-Tools der 3. Generation (Social Software, Social Networking, Wikis, Social Bookmarking, RSS-Feeds, Weblogs, Tag-Clouds etc.) werden noch weniger häufig eingesetzt.

Kommunikation
Bei der internen und externen Kommunikation wird gegenwärtig der internen Kommunikation noch eine höhere Bedeutung zugeschrieben. In Zukunft wird sich gemäss den Befragten sowohl der internen, als auch der externen Kommunikation eine noch höhere Bedeutung eingeräumt.

Virtuelle Teams
Virtuelle Teams werden vor allem in national- und internationaltätigen Unternehmen sowie in Grossunternehmen eingesetzt.

Treiber
Bei den meisten Unternehmen sind sowohl die Mitarbeiter als auch die Führungskräfte Treiber bei der Einführung von neuen E-Collaboration-Tools.

Zuständige Instanz
Die Geschäftsleitung/das Management wird als zuständige Instanz für die Einführung von E-Technologien genannt.

IT-Budget
Das IT-Budget wird in Zukunft gemäss den Befragten zunehmen.

Nutzen
Durch den Einsatz von E-Collaboration-Tools werden die Mitarbeitenden gemäss den Untersuchungsteilnehmenden besser vernetzt, Informationen schneller über verschiedene Kanäle verbreitet, die Kommunikation wird vernetzter und es findet eine Prozessbeschleunigung und eine administrative Unterstützung statt.

Produktivität
E-Collaboration-Tools der ersten Generation (E-Mail, Telefon und Teamkalender), Dokumentmanagementsysteme und das Intranet wirken sich am positivsten auf die Produktivität der Befragten aus.

Zufriedenheit/Motivation
Die meisten Befragten sind mit den verwendeten E-Collaboration-Tools zufrieden und deren Motivation ist durch den Einsatz von E-Collaboration-Tools angestiegen.

Gesundheitsrisiken
Die Befragten nehmen grossmehrheitlich eher weniger oder überhaupt keine Gesundheitsrisiken seit der Einführung von E-Collaboration-Tools bei ihren Arbeitskollegen wahr.

Wettbewerbsfaktor
Die Nutzung von E-Collaboration-Tools als Wettbewerbsfaktor wird von den meisten Untersuchungsteilnehmenden mit einer hohen bis sehr hohen Bedeutung bewertet.

Erfolgsfaktoren
Für die Befragten spielen folgende Erfolgsfaktoren in Bezug auf E-Collaboration-Tools eine wichtige Rolle:

• Anpassungsfähigkeit auf neue Gegebenheiten, z. B. bezüglich neuer Tools

• Kommunikative Fähigkeiten

• Passende Instrumente auswählen

• Positives Arbeitsumfeld (Betriebsklima)

Chancen
Die Befragten haben folgende fünf Chancen mit E-Collaboration-
Tools verbunden:

• Bessere Vernetzung der Mitarbeiter

• Prozessbeschleunigungen

• Administrative Unterstützung

• Vernetzte Kommunikation

• Schnellere Verbreitung von Informationen über verschiedene
  Kanäle

Risiken
Für die Untersuchungsteilnehmenden sind folgende Risiken im
Zusammenhang mit E-Collaboration-Tools am relevantesten:

• Informationsflut

• Datenschutz und Sicherheit

• Verwendung von zu vielen Instrumenten

• Konzeptlose Einführung

• Anpassungsschwierigkeiten