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Dr. Pascal Sieber & Partners AG

Laupenstrasse 45

3008 Bern

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Schweiz

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Referenzen

SECO - Entlastung aller Projektbeteiligten durch professionelles Project Office

Lukas Wüthrich

Ausgangslage

Der Projektleiter beim SECO, Christian Weber, stand im Oktober 2009 vor der Herausforderung, das Projekt Stabi3IKT im Rahmen der dritten Stufe konjunktureller Stabilisierungsmassnahmen des Bundesrates in nur 15 Monaten zu realisieren.
Stabi3IKT hatte zum Ziel, einen Standard für den elektronischen Identitätsnachweis zu entwickeln und den Absatz des definierten Produktes SuisseID zu fördern. Dies umfasste die Initialisierung, die Realisierung des Standards und der Marke sowie den Erfolgsnachweis für das Projekt in Form von 300‘000 verkauften Identitäten bis zum 31.12.2010.
Die grosse Anzahl am Projekt beteiligter Firmen (rund 30) und Mitwirkender (zeitweise über 80) stellte hohe Anforderungen an die effiziente Koordination der Arbeiten, an das Vertragsmanagement und an die interne und externe Projektkommunikation.

Ziele

Ziel war es, das Projekt Office so zu führen, dass der Projektleiter administrativ entlastet wird, die Projektdokumente und Aktivitäten HERMES-konform und effizient umgesetzt werden und eine optimale Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten mit einer modernen Projektplattform erreicht wird. Zusätzlich sollte eine interaktive Social Web-Plattform aufgebaut werden, die den Erfahrungsaustausch aller Interessierten ermöglicht.

Vorgehen

Um den Projektleiter, die Teilprojektleiter und alle Beteiligten in der Zielerreichung zu unterstützen, wurde sieber&partners mit der Führung des Project Offices, der Qualitätssicherung und der Unterstützung des Risikomanagements betraut. Dies umfasste folgende Aufgaben:

  • Administration und Dokumentation

  • Projektplanung und Controlling unterstützen

  • Informationen zur Projektführung, Reporting und Pendenzen-Management aufbereiten

  • Sitzungskoordination und Entscheidprotokolle

  • Kommunikation (intern/extern) unterstützen

  • Projekt-Kollaborationsplattform und Online-Community bereitstellen, administrieren und pflegen

  • Qualitätssicherungs- und Risikomangement-Massnahmen überwachen.

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„Dank dem Projekt Office von sieber&partners konnte ich mich auf meine Kernaufgaben im Projekt konzentrieren.“

Christian Weber, Leiter eGovernment für KMU, SECO

Resultat und Nutzen

Die Projektbeteiligten konnten ihren Fokus voll und ganz auf ihre fachlichen Kernaufgaben richten. Die Unterstützung durch das Projekt Office schaffte:

  • Projektleiter und Kernteam entlasten

  • Planungs- und Budgetsicherheit

  • Klare Projektorganisation, optimaler Ressourceneinsatz und gesicherte Reportingprozesse (HERMES-Konformität)

  • Dokumentation aller Entscheide und des Risikomanagements, Massnahmen überwachen

  • Effizienter Informations- und Dokumentenaustausch über die Projektplattform

  • Interaktion mit der interessierten Öffentlichkeit über die SuisseID-Community