SECO - Neues Druckkonzept
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Ausgangslage
Im weiteren Kontext der Migration zu Vista und Office 2007 hat das SECO eine Optimierung der Druckerflotte umgesetzt. Dabei wurden sowohl die Anzahl Drucker als auch die Anzahl Druckertypen reduziert. Aufgrund von neuen Anforderungen wurden vermehrt Multifunktionsgeräte (MFG) eingesetzt. 2010 verfügte das SECO bei 650 Mitarbeitenden (MA) jedoch immer noch über insgesamt 142 Drucker (rund 5 MA pro Drucker).
Erste Praxiserfahrungen haben gezeigt, dass bei der Umsetzung im Alltag spürbare Probleme auftreten. Aus diesem Grund sollte ein umfassendes Druckkonzept für das SECO 2010-2015 inkl. eines Massnahmenplans erarbeitet werden.
Ziele
Für das Projekt wurden folgende Ziele formuliert:
Erarbeiten eines Druckkonzeptes mit dem Zielhorizont 2015
Beibehaltung der heutigen Stärken und Ausmerzung der heutigen Schwächen
Definition eines Sollbestandes und einer Drucker-Richtlinie
Roadmap zur Erreichung des geplanten Soll-Zustandes erarbeiten (Umsetzungsplanung)
Vorgehen
sieber&partners (s&p) erarbeiteten in Zusammenarbeit mit dem Integration Management SECO das Druckkonzept. Dabei wurde unter anderem eine Auswahl von MA zu ihren Anforderungen und Bedürfnissen befragt. Nach der Analyse der Ist-Situation wurde eine Vision formuliert und ein Lösungsansatz entwickelt sowie eine Drucker-Richtlinie ausgearbeitet. Die definierten Kennzahlen (z. B. Druckerdichte) bestimmten den Sollbestand. Aus der Gap-Analyse zwischen Ist- und Soll-Situation resultierte eine Roadmap mit kurz-, mittel und langfristigen Massnahmen zur Erreichung des Soll-Zustandes.
Resultat und Nutzen
Das SECO wird die Anzahl Drucker im Zeitraum 2010-2015 um gut 40 Prozent reduzieren und abgesehen von wenigen Ausnahmen nur noch MFG einzusetzen sowie so genannte „Managed Printing Services“ einzuführen – alles aus einer Hand. Durch die Umsetzung des Konzeptes können die jährlichen Druckkosten, trotz einer prognostizierten Zunahme der teureren Farbdrucke, um CHF 80‘000 gesenkt werden.
„Mit dem Druckkonzept analysierten wir die Ist-Situation erstmals umfassend. Den Weg in die Zukunft haben wir nun prägnant formuliert! Damit verfügen wir über starke Argumente für den Umbau des Druckwesens, was uns administrativ entlasten und die Benutzerzufriedenheit verbessern wird.“
Konrad Flück, Integration Manager SECO