Kontakt

Dr. Pascal Sieber & Partners AG

Laupenstrasse 45

3008 Bern

Laupenstrasse 45
3008 Bern
Schweiz

+41 31 566 93 00

Referenzen

Filtering by Tag: Beschaffungsverfahren

Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion, Kt. Bern - Unterstützung bei der öffentlichen Beschaffung von Sachmitteln und eines Dienstleisters

Lukas Wüthrich

Ausgangslage
Die fünf regionalen Grundbuchämter sowie zwei  Dienststellen der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion (JGK) des Kantons Bern führen die Grundbücher, erteilen Auskünfte und erstellen Grundbuchauszüge sowie Belegkopien inkl. Beglaubigungen für ihre Kunden. Sämtliche Belege seit 1997 wurden lückenlos digitalisiert und mit dem Grundstück-Informationssystem GRUDIS verknüpft. Die Grundbuchämter beabsichtigen, die Digitalisierung der Grundbücher, Belege wie auch Plansammlungen  weiter voranzutreiben.
Da derzeit keine Möglichkeit besteht, in Grundbüchern gebundenes Belegmaterial einzuscannen, sollen erstens sieben Scanning-Systeme (Buch-Scanner inkl. der entsprechenden Software) für die Grundbuchämter beschafft werden. Aufgrund der knappen Ressourcen seitens der Grundbuchämter sollen zweitens alle Grundbücher, Belege bis 01.01.1960 sowie alle Plansammlungen  durch einen externen Dienstleister retrodigitalisiert werden.
sieber&partners wurde angefragt, die JGK bei der Vorbereitung beider Beschaffungen zu unterstützen und die Beschaffung des externen Dienstleisters durchzuführen.

Ziele
Infrastruktur
Jedes Grundbuchamt soll über eine geeignete Buch-Scanning-Infrastruktur verfügen. Hierfür werden sieben Scanning-Systeme (Hard- und Software) in einem offenen Verfahren beschafft.

Dienstleistung
Um die Grundbücher, Belege und Plansammlungen möglichst schnell online verfügbar zu machen, sollen hierbei alle Grundbücher, Belege bis 01.01.1960 zurück, sowie alle Plansammlungendurch einen externen Dienstleister retrodigitalisiert werden. Der Dienstleistungsauftrag soll unter Berücksichtigung der entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen freihändig an eine gemeinnützige Institution vergeben werden.

Durch die beiden Ausschreibungsverfahren sollen auf Basis von Eignungs- und gewichteten Zuschlagskriterien diejenigen Anbieter ausgewählt werden, deren Angebot das beste Verhältnis von Kosten und Nutzen aufweist.

Vorgehen
Es wurde das Beschaffungsverfahren nach Josef Schreiber gewählt. Das Verfahren ist ein de facto-Standard in der Schweiz und hat sich vielfach bewährt. Die Ausschreibung erfolgt gemäss den gesetzlichen Regelungen. Das Vorgehen beinhaltet vier Phasen:

  • Phase 1: Bedarfs- und Verfahrensklärung
  • Phase 2: Anforderungsanalyse und Bewertungsmechanik
  • Phase 3: Ausschreibungsunterlagen
  • Phase 4: Beschaffung externer Dienstleister

 

    Ergebnisse
    Infrastruktur
    Die Beschaffung der Buchscanner wurde von der internen Beschaffungsstelle der JGK in einem offenen Verfahren ausgeschrieben.

    Dienstleistung
    Von den zwei eingeladenen Anbietern zur Beschaffung des externen Dienstleisters haben beide fristgerecht ein Angebot eingereicht. Die Angebote wurden durch das Bewertungsteam von sieber&partners geöffnet und formell geprüft. Es folgte die Prüfung der Eignungskriterien sowie die Bewertung der Zuschlagskriterien im Bewertungsteam.

    Auf Basis der Kosten-/Nutzwertanalyse wurde jeweils das wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt und der Zuschlag erteilt.

     «Die Beschaffungsexperten von sieber&partners haben die unterschiedlichen Stakeholder sehr gut eingebunden und alle Interessen berücksichtigt. Sie haben uns tatkräftig unterstützt und die Beschaffung gemäss unserem Leitfaden effizient durchgeführt. Ich bedanke mich bestens für die Unterstützung und Hilfe in der vorliegenden Angelegenheit.»

    Sascha Käser, Fachbereichsleiter Projekte

    pdf

    Sportamt der Stadt Bern - Unterstützung bei der öffentlichen Beschaffung eines Dienstleisters für die Velo Skills Tour

    Lukas Wüthrich

    Ausgangslage
    Das Bereitstellen eines attraktiven Bewegungsangebots gehört zu den Kernaufgaben des Sportamts der Stadt Bern. Ein Bereich davon ist die Förderung des Fahrradfahrens im Rahmen der Velo-Offensive. Hierfür tourt das Sportamt der Stadt Bern mit ihrer Velo Skills Tour rund 7-Mal jährlich durch die Stadt.
    Für die Durchführung der Events braucht es einen externen Dienstleister, der für Auf- und Abbau der Infrastruktur, den Transport und die Zwischenlagerung des Materials verantwortlich ist sowie die Qualitätssicherung vor, während und nach dem Event sicherstellt.
    sieber&partners wurde angefragt, das Sportamt Bern bei der Vorbereitung der Beschaffung für die Logistik der Velo Skills Tour zu unterstützen und diese in Zusammenarbeit mit den internen Stellen abzuwickeln.
    Im Weiteren soll im Rahmen des Beschaffungsprojektes sichergestellt werden, dass durch den Einbezug einer internen Fachspezialistin ein Know-how-Transfer an das Sportamt und eine Befähigung zur eigenständigen Durchführung späterer Beschaffungen stattfindet.

    Ziele
    Mit der öffentlich-rechtlichen Beschaffung soll ein Event-Dienstleister für die Velo Skills Tour mit einem Rahmenvertrag für 2 Jahre (Grundleistung) plus 1 Jahr (Option) an das Sportamt Bern gebunden werden.
    Gesucht wird ein Dienstleister, der die Gesamtverantwortung für die Logistik des Events übernimmt. Im Ausschreibungsverfahren soll auf Basis von Eignungs- und gewichteten Zuschlagskriterien derjenige Anbieter ausgewählt werden, dessen Angebot das beste Verhältnis von Kosten und Nutzen aufweist.
    Der Dienstleistungsauftrag soll gemeinsam mit der internen Beschaffungsstelle unter Berücksichtigung der entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen in einem Einladungsverfahren ausgeschrieben werden. Adäquate Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie formelle Vorgaben sollen sicherstellen, dass die eingereichten Offerten eine hohe Qualität aufweisen und vergleichbar sind.

    Vorgehen
    Es wurde das Beschaffungsverfahren nach Josef Schreiber gewählt. Das Verfahren ist ein de facto-Standard in der Schweiz und hat sich vielfach bewährt. Die Ausschreibung erfolgt gemäss den Regeln des Einladungsverfahrens. Das Vorgehen beinhaltet vier Phasen:

    • Phase 1: Bedarfs- und Verfahrensklärung
    • Phase 2: Anforderungsanalyse und Bewertungsmechanik
    • Phase 3: Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
    • Phase 4: Beschaffung

     

      Ergebnisse
      Durch die Neubeschaffung kann das Sportamt der Stadt Bern rund 10% der bisherigen Kosten pro Durchführung des Events einsparen.
      Zusätzlich verfügt das Sportamt heute über entsprechende Vorlagen und spezifisches Beschaffungs-Know-how, um zukünftige Beschaffungen selbständig gemäss den Regeln des öffentlichen Beschaffungsrecht rekurssicher durchzuführen.

      «Die Beschaffungsexperten von sieber&partners lieferten entsprechende Vorlagen, die wir weiterverwenden können. Die Begleitung und Anleitung im Verfahren ermöglicht uns nun, zukünftgie Beschaffung selbstständig und korrekt gemäss öffentlichem Beschaffungsrecht durchzuführen.»

      Martin Rhyner, Bereichsleiter Sportförderung

      pdf